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罗安州立社区学院(RSCC)将确保在正常工作时间内，任何人都可以获得个人记录. 本政策符合TCA§10-7-503.

符合TCA§10-7-504(f)(1), the following information will be removed prior to public access to the rest of the record: home telephone number and cell phone numbers; bank account information; social security number; driver license information (except where driving or operating a vehicle is part of 员工's job description or job duties or incidental to the performance of his/her job); residential information, 包括街道地址, 城市, 任何RSCC员工的州和邮政编码以及直系亲属或家庭成员的上述信息. 人力资源厅将作为这些记录的正式保管人.

如TCA§10-7-301(b)所定义, 公共记录或国家记录是指所有文件, 论文, 信, 地图, 书, 照片, 微电影, 电子数据处理文件和输出, 电影, 录音, 或任何政府机构根据法律或条例或与公务交易有关而制作或接收的其他材料，无论其物理形式或特征如何.

任何要求查阅个人档案的员工都必须填写一份员工个人档案查阅申请表，该申请表位于人力资源办公室. 此表格将成为个人档案的一部分. 该员工不允许从人力资源区域删除该文件. 档案中的材料可以由人力资源人员为员工复制. 任何要求复制其个人档案的员工应允许三(3)天完成服务.

如果文件是由非有业务需要访问该文件的人请求的, 员工, 或者是直接监督员工的人, 人力资源办公室必须提前两(2)个工作日通知该员工，并联系该员工，让他/她的档案正在接受审查.

纸张和复印工的费用将根据TBR政策1进行评估.12.00.00.