RSCC 政策 PA-18-02; 轮流和远程工作安排

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保单号码: PA-18-02

主题: 轮流和远程工作安排

目的
这项政策的目的是为替代工作安排制定标准, 包括在罗安州立社区学院(RSCC)的远程工作. 交替的工作安排可以使学院留住和吸引员工, 提高生产率, 提高士气, 优化机构空间利用. 是否有其他工作安排由学院自行决定，并可随时更改，无论是否通知. 鉴于教师工作的性质, 只有第III和第IV (D)条, E, F, H, I, K, 本政策及L)项适用于教员. 贝博体育有适用于教师的额外程序. 教员，请参考 PA-24-01 教师职位描述.
定义
1. 远程工作-一种工作安排，其中主管授权员工执行日常工作职责远离中心工作场所.
2. 弹性工作-调整工作时间表，每天的工作时间可能超出上午8点至下午4点30分. 这也可以是灵活的工作时间，或者将一周的工作时间压缩到5天以内.
3. 工作分担——两个或两个以上的人分担一项各自负责的工作.
4. 中心工作场所-员工主要被分配到的工作地点.
5. 交替工作安排-书面安排, 如确认所示, 它详细说明了员工工作时间表的条款和条件，无论是在中心工作场所还是在中心工作场所. 远程工作安排是替代工作安排的一种.
政策
1. 一般程序
  1. 替代工作安排应解决并建立替代工作安排的业务理由. 贝博体育制定了一项内部程序，审查和核准/拒绝拟议的替代工作安排, 不管是否上大学, 主管, 或员工提出替代工作安排. 有关此程序，请参阅人力资源网页.
  2. 替代工作安排并不是员工的普遍福利或权利. 没有员工有权或保证有替代工作安排. 罗安州立社区学院的管理层负责其机构的持续成功运作, 因此，管理层有唯一的自由裁量权指定的职位和/或个人的替代工作安排.
  3. 替代工作安排不会改变雇佣条件或要求遵守法律和政策. 在另一种工作安排下工作的员工也要遵守同样的政策, 法规, 以及适用于所有员工的程序，包括, 但不限于, 外就业, 利益冲突, 可接受的资讯科技用途, 考勤时间, 留下政策. 罗安州必须确保制定程序，记录雇员在替代工作安排中的工作时间，并确保遵守《贝博体育》. 主管可能会要求员工到一个中心工作场所报到, 与工作相关的会议或其他活动需要视频会议或在线平台，也可以在不考虑替代工作安排的情况下亲自与员工会面. 如果一个假期正好落在员工预定的休息日，因为另一个工作安排, 员工主管将根据假期安排适当调整工作时间.
  4. 如果批准了另一种工作安排, 员工应保持适当水平的生产力和工作质量. 主管将使用学院正常的绩效考核流程来明确员工的绩效期望，并评估员工的绩效. 如果发现业绩下降，安排可能会被取消.
  5. 批准的替代工作安排必须附有书面的替代工作安排确认表格. 这一安排至少必须包括并确立:
    1. 经RSCC书面通知或员工要求，该安排可在任何时候无故撤销, 经监事批准的;
    2. 该协议将定期(不少于每年)进行审查，以确保合规性，并确保工作安排的持续业务合理性;
    3. 员工的工作时间表;
    4. 的 employee’s work location(s); and
    5. 员工将负责任何替代工作安排的税务后果;
    6. 作为残疾人士的住宿安排，其他工作安排的请求将通过学院的住宿申请流程解决.
    7. 的替代和远程工作的期望和程序文件可在人力资源网站的链接主题下找到. 在本文档中有到替代工作安排确认表格的链接.
远程工作程序
1. 在某些情况下，远程工作是可行的. 远程工作安排可能是部分的，或者在某些情况下，是全职的. 这一政策不适用于非正式的远程工作, 比如偶尔在家工作或者旅行的时候.
2. 大多数工作岗位都要求工作人员在校园内为学生提供支持, 教师, 的工作人员, 以及大学社区的其他成员. 因此，远程工作并不适合所有员工和所有工作. 在决定远程工作安排是否适当时，主管应考虑:
  1. 工作职责——需要与教员面对面交流的次数, 学生, 其他员工以及个人和运营单位的能力，就像在中心工作场所一样胜任和有效地工作.
  2. 本单位和其他单位的需求——该单位是否通过亲自协作获得最佳绩效, 员工是否能够通过远程方式进行充分的互动, 以及远程工作是否会对其他单位产生不利影响.
  3. 资源——大学是否可以通过让某些单位和某些员工远程工作来节省资金，以及员工是否在远程位置拥有适当的资源, 包括可靠, 高速互联网服务.
  4. 员工适用性——员工是否具备远程工作所需的特质, 比如独立工作的能力, 良好的组织和时间管理能力, 出勤准时, 和自我激励.
3. 远程工作的员工与在中心工作的员工有同样的责任，要保持正常的工作时间与RSCC的核心工作日一致(除非主管批准更改)，并将工作时间用于与工作相关的职能. 员工有责任维持一个富有成效的工作场所，并在工作时间限制干扰, 这包括作出适当的家属照顾安排. 远程工作安排不能代替照顾家属或休假. 为解决这些问题而提出的休假请求应按照适当的休假政策提出.
4. 员工有责任安排一个安全的工作环境. 在远离中心工作场所工作时发生的工伤应与在中心工作场所发生的工伤报告一致.
5. 在起草替代工作安排的建议时，主管应考虑材料和设备需求，目标是使安排成本中立, i.e., 没有更多的设备, 由于工作安排与在中心工作场所所需的工作安排不同，用品或费用应该是必要的. 然而, 由学院自行决定, 资金可用于提供办公设备, 如坞站或扫描仪/打印机，如果这样做可以提高安排的成本效率或符合学院的最佳利益.
6. Roane State将不负责与其他工作地点(如水电费)相关的任何额外费用, 房屋维修, 家具, 等. 该员工负责保持可靠性, 在备用工作地点确保高速互联网和电话服务.
7. 如果员工由于网络中断或其他原因无法远程工作, 员工应与主管联系，并可能被要求到中心工作场所报到或休假.
8. 远程工作安排的员工不得获得前往其中心工作地点的旅行里程. 去中心办公地点上班不是工作时间.
9. 在家办公, 该员工将负责为设备提供保险, 供应, 等. 由员工提供, 因为学院不对员工个人财产的损坏负责. 员工将负责遵守任何当地分区条例或其他与维护家庭工作场所有关的限制. 罗安州立大学不承担任何罚款, 处罚, 因违反适用限制而产生的税金或其他费用.
10. 员工不允许亲自参加, 在家里开与工作相关的会议, 除非是与TBR机构或田纳西州机构雇佣的个人. 主管不应该让下属在家里参加与工作有关的会议，除非是三个或更多员工的小组会议.
11. 州外远程工作地点.
  1. 为RSCC工作的员工通常期望在田纳西州有一个中心工作场所. 因为这个原因, 学院不会定期进入远程工作安排，包括完全或主要在另一个州工作. 任何州外远程工作的请求都必须事先得到总统和人力资源部门的批准. 因为在田纳西州以外的地方工作可能会使大学受制于其他州的法律, 远程工作不会得到所有州的批准. 如果一位主管正在考虑雇用一位希望在另一个州工作很长时间的员工, 主管应在招聘过程中尽早咨询人力资源并获得所需的批准. 任何国际远程工作安排都必须由校长批准. 以下情况不需要批准远程工作:
    1. 因公出差时;
    2. 在参加田纳西州国际研究中心贝博体育期间;
    3. while on personal travel or on weekends and holidays; and
    4. 员工从哪个州跨州通勤到田纳西州的中心工作地点.
  2. 在田纳西州以外的地方工作，雇员可能要缴纳州和地方所得税. 州和地方所得税法差别很大，可能是基于个人居住和工作地点. 员工有责任了解与远程工作安排相关的税收后果，并适当支付远程工作产生的任何适用的州和地方所得税. 学院不代扣代缴收入，也不向其他州缴税. 员工必须赔偿RSCC因远程工作安排而产生的任何未缴税款.
12. 远程工作的员工必须保护大学拥有的设备、记录、数据和材料. 员工必须遵守学院的数据安全政策和程序，以保护机密信息. 员工将负责从RSCC运输和/或在备用工作地点打印的任何材料和文件. 员工有责任妥善处理记录. 员工必须报失, 损害, 盗窃, 或尽早进行未经授权的访问，并与罗恩州合作，对这些事项采取后续行动. 远程工作安排结束后，学院提供的设备和用品必须完好无损地归还, 或者在任何时候应学院要求.

TBR政策参考: 5.01.01.20

原生效日期: 07/09/2024

批准人: 克里斯托弗·L. 惠利,总统

办公室负责: 商务副总裁 & 金融

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